Kuinka automatisoida lakiasiaintoimiston hallinto tekoälyllä

Toistuva taustatyö — muistiot, saapumistiedot, rutiinikirjeenvaihto, asiakirjatiivistelmät, aikataulutus — on juuri se, missä tekoäly ansaitsee paikkansa lakiasiaintoimistossa. Tässä on mistä aloittaa ja kuinka tehdä se oikaisematta.

Parhaat hallintotehtävät annettavaksi tekoälylle ensin

Kaikki ei ole hyvä ehdokas. Makea piste on työ, joka on toistuvaa, enimmäkseen mekaanista ja jossa tiedät jo miltä "hyvä" näyttää, niin että tunnistat huonon luonnoksen heti.

1. Muistiot ja puhelutiivistelmät

Jokainen tapaaminen vaatii muistion, ja niiden kirjoittaminen on pelkkää kitkaa. Sanele tai kirjoita karkeat muistiinpanot ja anna tekoälyn jäsentää ne; sinä tarkistat faktat.

Muunna karkeat muistiinpanoni päivätyksi muistioksi toimeksiantokansioon. Rakenne: pvm/klo, läsnäolijat, tarkoitus, keskustelu (luettelomerkeillä), päätökset, toimenpiteet vastuuhenkilöineen. Pidä asiapohjaisena ja neutraalina, älä lisää mitään mitä en kirjannut, ja merkitse epäselvät kohdat merkinnällä [TARKISTA].

Toimeksianto: [toimeksianto]
Muistiinpanot:
[liitä muistiinpanot]

2. Saapumistietojen esikäsittely

Ensiyhteydenotot saapuvat kaikissa muodoissa. Tekoäly voi jäsentää ne johdonmukaisesti, niin ettei mitään jää huomaamatta ja toimeksiannon avaaminen on nopeampaa.

Järjestä tämä uuden yhteydenoton viesti muotoon: Asiakkaan tiedot, Toimeksiannon tyyppi, Keskeiset faktat, Mitä he haluavat, Määräajat, Mainitut asiakirjat, Vahvistettavat kysymykset. Älä keksi mitään; kirjoita "ei mainittu" puuttuvan kohdalle. Ehdota sitten seuraava hallinnollinen askel.

Yhteydenotto:
[liitä yhteydenotto]

3. Rutiinikirjeenvaihto

Kuittaukset, muistutukset ja vakiovastaukset noudattavat kaavoja. Luonnostele tekoälyllä, personoi ja anna vastuullisen juristin hyväksyä ennen lähetystä.

Luonnostele kohtelias muistutussähköposti, jossa muistutetaan asiasta [mikä on avoinna] vastaanottajalta [vastaanottaja] toimeksiannossa [toimeksianto]. Ammattimainen, lyhyt, ei uhkauksia tai oikeudellisia väitteitä. Jätä [VAHVISTA] jokaisen päivämäärän tai faktan kohdalle, joka minun on varmennettava.

4. Asiakirjatiivistelmät ja poiminta

Pitkien asiakirjojen, niteiden ja ketjujen lukeminen vie aikaa. Tekoäly voi tuottaa ensivaiheen tiivistelmän ja poimia päivämäärät ja velvoitteet — aina lähdettä vasten tarkistettuna.

Tiivistä alla oleva asiakirja 3 lauseeseen, luettele sitten jokainen päivämäärä, määräaika ja velvoite taulukkona (kuka / mitä / mihin mennessä / siteerattu lähde). Siteeraa tärkeiden kohtien tarkka sanamuoto. Älä tee oikeudellisia johtopäätöksiä äläkä laske suhteellisia päivämääriä.

Asiakirja:
[liitä asiakirjan teksti]

5. Aikataulutus ja saapuneiden esikäsittely

Pitkän ketjun muuntaminen toimenpiteiksi tai esityslistan luonnostelu on nopeaa hallintoa, jonka tekoäly hoitaa hyvin.

Anna alla olevasta ketjusta minulle: kahden rivin tiivistelmä, toimenpiteet vastuuhenkilöineen ja mahdollisine mainittuine määräaikoineen, ja mikä tahansa minulle osoitettu kysymys. Älä keksi määräaikoja.

Ketju:
[liitä ketju]

Turvallinen tapa ottaa se käyttöön

1. Valitse yksi tehtävä. Valitse yksittäinen, suurivolyyminen hallintotyö (muistiot ovat yleinen ensivalinta) sen sijaan, että yrittäisit muuttaa kaiken kerralla.
2. Sopikaa mitä saa liittää. Päättäkää toimistona mitä asiakastietoa saa syöttää mihinkin työkaluun ja missä tuo data säilytetään. Pitäkää salassa pidettävä ja luottamuksellinen aineisto poissa työkaluista, joita ei ole hyväksytty.
3. Pidä ihmisen tarkistuspiste. Vastuullinen henkilö tarkistaa ja hyväksyy jokaisen tekoälyn luonnoksen ennen kuin sitä käytetään, lähetetään tai arkistoidaan. Tarkista faktat, luvut ja kaikki lähdeviitteet lähdettä vasten.
4. Vakioi hyvät kehotteet. Kun kehote tuottaa luotettavasti luonnoksen, johon tiimisi luottaa, tallenna se niin että kaikki käyttävät samaa.
5. Liitä se sitten kunnolla. Kopioi-liitä sopii hyvin opetteluun. Pysyvä ajansäästö syntyy tekoälystä, joka voi lukea toimeksiantotiedostojasi ja luonnostella taustalla hallitsemiesi luottamuksellisuusrajojen sisällä.

Etsitkö itse kehotteita? Pääkehotekirjastossa on yli 20 kopioi-liitä-kehotetta saapumistietojen, luonnostelun, tiivistämisen, toimeksiantoviestinnän ja hallinnon aloilta. Uusi tässä kaikessa? Aloita oppaasta näin pääset alkuun tekoälyn kanssa lakiasiaintoimistossasi.